Gee Dee Blog

Berpacu menjadi yang terbaik

knowledge audit

diposting oleh kurniawan-h--fisip08 pada 14 November 2011
di knowledge - 0 komentar

KNOWLEDGE AUDIT (AUDIT PENGETAHUAN)

 

Pengantar

Knowledge Audit merupakan aktifitas yang sangat penting sebelum penerapan Knowledge Management atau setelahnya. Knowledge Audit menghasilkan informasi yang sangat penting bagi Knowledge Management, seperti macam-macam pengetahuan yang ada, sumber pengetahuan, siapa yang menggunakan pengetahuan, bagaimana bentuk berbagi pengetahuan, tujuan bisnis yang dicapai dari sumber pengetahuan dan infrastruktur yang dapat mendukung Knowledge Management.

Pengertian

Istilah “Knowledge audit” banyak disalahartikan. Knowledge audit lebih pada evaluasi kualitatif untuk mengetahui kondisi kesehatan pengetahuan sebuah organisasi. Audit ini akan melihat:

  • Apakah kebutuhan pengetahuan organisasi

  • Aset atau sumber kebutuhan apa yang dimiliki dan itu berada dimana?

  • Kesenjangan apa yang berada dalam pengetahuan nya

  • Bagaimana cara pengetahuan mengalir di dalam organisasi

  • Kemacetan apa pada arus itu seperti perluasan orang-orangnya, proses dan teknologi yang sekarang ini mendukung atau menghambat arus pengetahuan yang efektif.

Knowledge audit menyediakan sebuah evaluasi berdasarkan bukti dimana organisasi membutuhkan untuk focus pada usaha-usaha mengelola pengetahuannya. Hal itu bisa menunjukkan kebutuhan pengelolaan organisasi dari organisasi, kekuatannya, kelemahan, peluang, tantangan dan resikonya.

Keuntungan

Keuntungan dari knowledge audit adalah :

  1. Membantu organisasi mengidentifikasi secara jelas pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk mendukung keseluruhan tujuan organisasi dan aktivitas individu dan tim

  2. Memberi bukti nyata tingkat pengetahuan mana yang di kelola secara efektif dan indikasi dimana dibutuhkan peningkatan

  3. Menyediakan laporan pengetahuan berdasarkan bukti yang berada dalam organisasi, dan bagaimana pengetahuan bergerak didalamnya dan digunakan oleh organisasi

  4. Menyediakan peta keberadaan pengetahuan di organisasi dan dimana berada, menunjukkan kesenjangan dan duplikasi

  5. Menunjukkan tempat penyimpanan pengetahuan yang saat ini tidak dimanfaatkan dengan baik dan untuk menawarkan potensi itu.

  6. Menyediakan peta pengetahuan dan arus komunikasi dan jaringan, menunjukkan praktek yang baik dan halangan dan hambatannya

  7. Menyediakan tempat penyimpanan asset pengetahuan, memberikannya menjadi lebih kelihatan dan lebih bisa diukur dan dipertanggungjawabkan dan memberikan pemahaman yang jelas dari kontribusi pengetahuan untuk pelaksanaan organisasi

  8. Menyediakan informasi vital untuk pengembangan program pengelolaan pengetahuan yang efektif dan inisiatif yang berkaitan langsung dengan kebutuhan pengetahuan khusus organisasi dan situasi saat ini

Beberapa contoh situasi dimana knowledge audit bisa menguntungkan:

  1. Anda memulai membuat strategi pengelolaan pengetahuan dan membutuhkan kepastian “dimana anda sekarang”

  2. Orang-orang mendapati kesulitan dalam menemukan informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan kunci

  3. Sumber yang berguna dari informasi dan pengetahuan yang sering bertemu dengan tiba-tiba

  4. Terdapat duplikasi informasi dan pengetahuan berseberangan dengan departemen atau tim yang berbeda dan oleh karena itu duplikasi biaya

  5. Pertanyaan yang meningkat tentang nilai dari sistem pengelolaan pengetahuan, inisiatif atau investasi

  6. Ketika penemuan penelitian dan pengembangan tidak cukup membuat jalan kepada praktek cepat

Menuju ke Knowledge Audit

Ada berbagai pendekatan untuk mengadakan knowledge audit, dengan berbagai tingkat ulasan dan ketelitian. Sebagian besar knowledge audit akan melibatkan :

  • Identifikasi kebutuhan pengetahuan

Pendekatan umum untuk mengumpulkan informasi ini termasuk survey berdasar kuesioner, interview dan fasilitas kelompok diskusi atau kombinasi diantaranya. Dalam menanyakan orang tentang kebutuhan pengetahuan, ini penting untuk menyediakan titik focus, pengetahuan dapat dilihat sebagai konsep dan oleh karena itu sulit untuk diartikulasikan.

  • Menyiapkan inventarisasi pengetahuan

Inventaris pengetahuan adalah semacam “stock-take” untuk mengidentifikasi dan mengetahui asset pengetahuan atau sumber daya melalui organisasi. Itu termasuk menghitung dan mengkategorisasi pengetahuan eksplisit dan tacit organisasi.

Yang termasuk pengetahuan eksplisit :

  1.  
    • Apakah pengetahuan yang dimiliki

    • Dimana pengetahuan itu berada

    • Organisasi dan akses

    • Tujuan, relevansi dan kualitas

    • Penggunaan

Yang termasuk pengetahuan “tacit”:

  1.  
    • Siapa yang memiliki – jumlah dan kategori orang

    • Dimana mereka – lokasi dalam departemen, tim dan gedung

    • Apa yang mereka lakukan – tingkat pekerjaan dan tipenya

    • Apa yang mereka ketahui – kualifikasi akademis dan professional, pengetahuan inti dan pengalaman

    • Apa yang mereka pelajari – magang, pembelajaran dan pengembangan

  • Menganalisis alur pengetahuan

Analisis alur pengetahuan melihat pengetahuan eksplisit dan tacit, dan pada orang, proses dan sistem:

  1.  
    • fokus pada : sikap, kebiasaan dan tingkah laku, ketrampilan, berbagi dan penggunaan pengetahuan

    • untuk proses, akan melihat bagaimana orang-orang dengan aktifitas kerja dan bagaimana mencari pengetahuan, berbagi dan menggunakan pengetahuan adalah bagian dari kegiatan tersebut

    • disisi sistem, beberapa evaluasi membutuhkan kemampuan kunci yang akan digunakan dalam beberapa kegiatan yang direkomendasikan atau solusi. Ini termasuk infrastruktur teknik: sistem IT, content management, dll.

    • Analisis alur pengetahuan akan memberikan identifikasi kesenjangan pada pengetahuan yang dimiliki organisasi dan wilayah duplikasi.

  • Menciptakan peta pengetahuan

Peta pengetahuan adalah representasi visual dari pengetahuan organisasi. Ada 2 pendekatan umum untuk pemetaan pengetahuan

  •  
    1. peta sumber daya dan asset pengetahuan, menunjukkan keberadaan pengetahuan dalam organisasi dan dimana itu dapat ditemukan

    2. alur pengetahuan, menunjukkan bagaimana pengetahuan bergerak dari mana dan kemana itu dibutuhkan

Poin lain yang harus diperhatikan

  • Perjelas tujuan.

  • Jangan fokuskan energi dan waktu hanya untuk pengetahuan eksplisit karena sekitar 80% pengetahuan organisasi ada pada pengetahuan tacit

  • Kemudahan dan kesulitan dalam mengumpulkan dan informasi yang dibutuhkan sebagai bagian dari proses audit.

  • Waspada jika menggunakan konsultan untuk melakukan audit pengetahuan, terutama masalah kualitas dan kedalamannya.

 

 

 

Tinggalkan Komentar

Nama :
E-mail :
Web : tanpa http://
Komentar :
Verification Code :   
   

Blogroll

time

indonesia united

lumba-lumba darat

Pengunjung

    323.993